Tout comprendre sur la certification QUALIOPI
La certification Qualiopi est obligatoire pour tous les prestataires d'actions concourant au développement des compétences, et ce depuis le 1er janvier 2022. Sur la base d'un référentiel élaboré par le gouvernement, la certification Qualiopi atteste de la qualité des prestations de formations délivrées par les organismes de formation, y compris les formateurs indépendants. Elle leur permet d'accéder aux fonds publics et mutualisés.
La certification Qualiopi, qu'est-ce que c'est ? Qui est concerné ?
La certification Qualiopi est un gage de qualité des prestations de formation proposées par un organisme, y compris un formateur indépendant. Elle est obligatoire pour tous les prestataires d'actions concourant au développement des compétences et rend éligible aux financements publics (fonds publics et/ou fonds mutualisés). Vous devez obligatoirement être certifié Qualiopi si votre organisme propose :
- La formation par apprentissage
- Le bilan de compétences
- La Validation des Acquis de l'Expérience (VAE)
- La formation en situation de travail
Accédez aux financements publics
Obtenez des fonds de formation professionnelle CPF, ...
Augmentez votre attractivité
Renforcez votre crédibilité et votre réputation.
Ouvrez-vous à de nouveaux marchés
Gage de confiance, la certification Qualiopi peut être exigée pour accéder à certaines opportunités.
Améliorer la qualité de vos prestations
Mettez en place des processus rigoureux et adoptez des bonnes pratiques pédagogiques
LES 7 CRITÈRES DU RÉFÉRENTIEL DE CERTIFICATION QUALIOPI
Le référentiel national qualité Qualiopi est composé de 32 indicateurs répartis en 7 critères.
Critère 1 : L'information au public
- Indicateur 1 : information au public ▶ Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d'accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d'évaluation, accessibilité aux personnes handicapées.
- Indicateur 2 : les indicateurs de résultats ▶ Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en oeuvre et des publics accueillis.
- Indicateur 3 : le taux d'obtention des certifications (dans le cas où la prestation conduit à une certification professionnelle) ▶ Le prestataire informe sur les taux d'obtention des certifications préparées, les possibilités de valider un ou des blocs de compétences, ainsi que sur les équivalences, passerelles, suites de parcours et les débouchés.
Critère 2 : Objectif et adaptation des prestations
- Indicateur4 : analyse du besoin ▶ Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l'entreprise et/ou le financeur concerné(s).
- Indicateur5 : objectifs de la prestation ▶ Le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation.
- Indicateur 6 : contenus et modalités ▶ Le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en oeuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires.
- Indicateur 7 : contenus et exigences ▶ Lorsque le prestataire met en oeuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il s'assure de l'adéquation du ou des contenus de la prestation aux exigences de la certification visée.
- Indicateur 8 : positionnement à l'entrée ▶ Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d'évaluation des acquis à l'entrée de la prestation.
Critère 3 : Accueil, suivi et évaluation du public
- Indicateur 9 : conditions de déroulement ▶ Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation.
- Indicateur 10 : adaptation de la prestation ▶ Le prestataire met en oeuvre et adapte la prestation, l'accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires.
- Indicateur 11 : atteinte des objectifs ▶ Le prestataire évalue l'atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation.
- Indicateur 12 : engagement des bénéficiaires ▶ Le prestataire décrit et met en oeuvre les mesures pour favoriser l'engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours.
- Indicateur 13 : coordination des apprentis ▶ Pour les formations en alternance, le prestataire, en lien avec l'entreprise, anticipe avec l'apprenant les missions confiées, à court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise.
- Indicateur 14 : exercice de la citoyenneté ▶ Le prestataire met en oeuvre un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l'exercice de la citoyenneté.
- Indicateur 15 : droits et devoirs de l'apprenti ▶ Le prestataire informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu'apprentis et salariés ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel.
- Indicateur 16 : présentation à la certification ▶ Lorsque le prestataire met en oeuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il s'assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l'autorité de certification.
Critère 4 : Adéquation des moyens
- Indicateur 17 : moyens humains et techniques ▶ Le prestataire met à disposition ou s'assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d'un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques...).
- Indicateur 18 : coordination des acteurs ▶ Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux...).
- Indicateur 19 : ressources pédagogiques ▶ Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier.
- Indicateur 20 : personnels dédiés ▶ Le prestataire dispose d'un personnel dédié à l'appui à la mobilité nationale et internationale, d'un référent handicap et d'un conseil de perfectionnement.
Critère 5 : Qualification du personnel
- Indicateur 21 : compétences des acteurs ▶ Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations.
- Indicateur 22 : gestion de la compétence ▶ Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu'il délivre.
Critère 6 : Investissement dans l'environnement professionnel
- Indicateur 23 : veille légale et réglementaire ▶ Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.
- Indicateur 24 : veille des emplois et métiers ▶ Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d'intervention et en exploite les enseignements.
- Indicateur 25 : veille pédagogique et technologique ▶ Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.
- Indicateur 26 : situation de handicap ▶ Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap.
- Indicateur 27 : disposition sous-traitance ▶ Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s'assure du respect de la conformité au présent référentiel.
- Indicateur 28 : formation en situation de travail ▶ Lorsque les prestations dispensées au bénéficiaire comprennent des périodes de formation en situation de travail, le prestataire mobilise son réseau de partenaires socio-économiques pour coconstruire l'ingénierie de formation et favoriser l'accueil en entreprise.
- Indicateur 29 : insertion professionnelle ▶ Le prestataire développe des actions qui concourent à l'insertion professionnelle ou la poursuite d'étude par la voie de l'apprentissage ou par toute autre voie permettant de développer leurs connaissances et leurs compétences.
Critère 7 : Appréciation et amélioration continue
- Indicateur 30 : recueil des appréciations ▶ Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées.
- Indicateur 31 : traitement des réclamations ▶ Le prestataire met en oeuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestation.
- Indicateur 32 : amélioration continue▶ Le prestataire met en oeuvre des mesures d'amélioration à partir de l'analyse des appréciations et des réclamations.
Des obligations spécifiques peuvent exister pour certains indicateurs afin de s'adapter aux différents types de prestation (nouvel entrant, VAE, bilan de compétences...).
Obtenir la certification qualiopi
Quel est le processus de certification Qualiopi ?
Préparation de l'audit
L'auditeur prend connaissance des documents que vous avez fournis en amont et s'entretient avec vous afin de réaliser un plan d'audit, en fonction de vos spécificités.
Audit initial
L'auditeur s'entretient avec vos équipes, analyse vos données et vos pratiques. Il arrive même qu'il observe des sessions de formation.
Restitution de l'audit
L'auditeur établit son rapport d'audit au regard des preuves apportées et observées que l'auditeur indique la conformité et/ou la conformité mineure/majeure
C'est sur la base de ce rapport que la décision de certification sera prise par nos experts qualifiés connaissant vos métiers.
Certification
La certification vous est délivrée pour une durée de 3 ans.
Comment préparer mon audit de certification (initial, suivi, renouvellement) ?
Préparez votre audit initial avec une visite d'évaluation. Outil de pré-diagnostic du niveau de maturité de votre organisation à la certification Qualiopi, elle permet d'identifier vos points forts et/ou axes d'amélioration en prévision de l'audit à venir.
Demandez simplement l'ajout d'une visite d'évaluation au devis de votre prochain audit. Vous pouvez remplir le formulaire de demande de visite d'évaluation et le retourner par mail à l'adresse indiquée sur le document.
Webconférence - 3 septembre 2024
Qualiopi : comment maintenir votre certification avec les nouvelles règles du jeu ?
Certifié Qualiopi ou nouvel organisme de formation professionnelle, vous souhaitez obtenir toutes les clés pour réussir votre prochain audit ?
Tout savoir pour préparer efficacement votre audit Qualiopi.
AFNOR Certification vous donne les clés pour réussir votre audit Qualiopi.
Au travers d'un webinar d'1 heure nos experts :
- Décryptent le décret du 31 mai 2023
- Font une analyse du TOP 6 des non-conformités
- Partagent les clés pour préparer votre audit
Comment justifier l'existence juridique de mon organisme de formation ?
La déclaration d'activité est obligatoire pour tout prestataire d'actions concourant au développement des compétences exerçant à titre principal ou accessoire une activité de formation, bilan de compétences, validation des acquis de l'expérience, formation par apprentissage. .
Elle doit être adressée au service régional de contrôle de la direction régionale et Interdépartementale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (DREETS, ou DEETS en Outre-mer) dans les trois mois suivant la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle.
La DRIEETS se charge de délivrer le n° de déclaration d'activité (NDA). Pour cela vous devez adresser une demande en bonne et due forme à cet organisme, en charge de délivrer ces agréments.
Pour compléter en ligne votre déclaration d'activité de prestataire de formation (CERFA 10782*05), référez-vous au guide utilisateur et à la notice explicative de la DRIEETS.
Comment se déroulent les audits ?
Avant chaque audit vous devez transmettre des documents actualisés à votre organisme certificateur : bilan pédagogique et financier en vigueur, organigramme nominatif et fonctionnel, description de votre activité, chiffre d'affaires réalisé par catégorie d'actions, attestation sur l'honneur de non engagement auprès d'un autre certificateur.
▶ Audit initial - Votre tout premier audit de certification Qualiopi
L'auditeur vient sur votre site à la date convenue en amont. Il s'entretient avec vos équipes, analyse vos données et vos pratiques. Il arrive même qu'il observe des sessions de formations.
Il dresse ensuite un rapport d'audit au regard des preuves apportées et observés que l'auditeur indique la conformité et/ou la conformité mineure/majeure.
La décision de certification est prise sur la base de ce rapport, par un expert qualifié connaissant vos métiers et le secteur de la formation professionnelle, nommé expert décisionnaire.
▶Audit de surveillance - 18 mois après la date d'émission de votre certificat initial
Avant l'audit, vous devez fournir ces documents actualisés que pour l'audit initial (bilan pédagogique et financier, organigramme, ...). L'auditeur les passera en revue pour préparer votre audit.
Le jour-J, l'auditeur se déplace sur votre site pour procéder à l'audit de surveillance en suivant le même cheminement (analyse des données et pratiques, entretiens, observations en situation réelles, ...). Il prêtera une attention particulière aux actions correctives que vous aurez mises en place en réponse aux non-conformités relevées lors de votre audit initial.
L'auditeur réalise son rapport d'audit et le soumet aux experts décisionnaires.
Nous vous recommandons de vous tourner vers votre organisme certificateur 4 mois avant l'échéance des 18 mois pour planifier votre audit de surveillance. Vous avez jusqu'au 22e mois suivant la date d'émission de votre certificat pour réaliser cet audit.
▶Audit de renouvellement - 3 ans après la date d'émission de votre certificat initial
Au bout de 3 ans, votre certificat arrive à échéance. Il faut le renouveler.
Comme pour l'audit de surveillance, vous devez envoyer en amont de votre audit de renouvellement les mêmes documents actualisés (bilan pédagogique et financier, organigramme, ...). L'auditeur les passera en revue pour préparer votre audit.
Le jour-J, l'auditeur se déplace procède à l'audit de renouvellement (analyse des données et pratiques, entretiens, observations en situation réelles, ...). Il prêtera une attention particulière aux actions correctives que vous aurez mises en place en réponse aux non-conformités relevées lors de votre de surveillance. L'auditeur réalise son rapport d'audit et le soumet aux experts décisionnaires. Votre certificat est renouvelé ? C'est parti pour un nouveau cycle de certification de 3 ans !
Planifiez votre audit de renouvellement au plus tard 4 mois avant la date d'échéance de votre certificat.
Vous souhaitez renouveler votre certificat ?
Demandez un devis en ligne
Comment traiter les non-conformités observées lors d'un audit ?
Elle est relevée par l'auditeur lors de la journée d'audit si vous n'êtes pas en capacité d'apporter la preuve que vous respectez l'indicateur.
Il existe deux types de non-conformités :
▶La non-conformité mineure
Est qualifiée de non-conformité mineure la prise en compte partielle d'un indicateur ne remettant pas en cause la qualité de la prestation délivrée, selon le décret n° 2019-565 du 6 juin 2019. Une non-conformité mineure n'empêche pas la certification. En revanche, elle doit être levée dans les 6 mois. Comment lever une non-conformité mineure ?
Pour lever une non-conformité mineure vous devez fournir un plan d'actions correctives ainsi que les preuves de correction nécessaires à votre auditeur dans les 6 mois suivant l'audit. Si la non-conformité mineure émise lors de l'audit initial n'est pas levée à l'audit de surveillance, elle est requalifiée en non-conformité majeure.
▶La non-conformité majeure
Est qualifiée de non-conformité majeure la non prise en compte d'un indicateur ou sa prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation délivrée (selon le décret n° 2019-565 du 6 juin 2019).
Le non-respect des indicateurs suivants ne peut donner lieu qu'à des non-conformités majeures : 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32.
Comment lever une non-conformité majeure ?
Lorsqu'une non-conformité majeure est observée, la vérification de la mise en oeuvre d'actions correctives doit être effective sous 3 mois.
A défaut de mise en oeuvre des actions correctives, la certification est suspendue.
Dans quels cas suis-je considéré comme un nouvel entrant ?
▶Si votre organisme de formation se trouve dans sa première année d'activité.
▶Si vous débutez une nouvelle activité sur une nouvelle catégorie d'action.
Quelles sont les informations à transmettre à mon organisme certificateur ?
▶Le bilan pédagogique et financier en vigueur
▶Un organigramme nominatif et fonctionnel
▶Une description de votre activité
▶Le chiffre d'affaires réalisé par catégorie d'actions
▶Une description de votre activité
▶Attestation sur l'honneur de non engagement auprès d'un autre certificateur
Toutes ces informations doivent être actualisées.
Quels sont les indicateurs audités a minima à chaque audit ?
▶Les indicateurs ayant fait l'objet de non-conformités lors de l'audit précédent
▶Les indicateurs ne pouvant donner lieu qu'à des non-conformités majeures : indicateurs 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32 (lorsqu'ils sont applicables à l'organisme audité)
▶Les indicateurs 1, 17, 19 et le 3 pour les organismes concernés
▶Les indicateurs n'ayant pas été vérifiés lors l'audit initial, pour les organismes ayant bénéficié des conditions de durée aménagées lors de l'audit initial
Retrouvez l'ensemble des critères et indicateurs du référentiel national qualité Qualiopi dans la section « Les 7 critères du référentiel national qualité ».
Organisme de formation monosite ou multisite : quelle est la différence ?
Un organisme de formation multisite est un organisme qui dispense des formations à partir de plusieurs sites différents. Tous les sites ont la même entité juridique, même s'ils sont géographiquement dispersés.
Etablissement monosite ou multisite, tous les organismes de formation doivent satisfaire aux mêmes critères.
Combien coûte la certification Qualiopi ?
AFNOR Certification propose la certification Qualiopi à un tarif initial de 1590€ HT, valable pour une période de trois ans. Vous pouvez demander un devis gratuitement en ligne.
Demander un devis
Quels documents dois-je fournir pour effectuer une demande de devis ?
- Votre numéro de déclaration d'activité (NDA)
- Votre KBIS
- Votre bilan pédagogique et financier (BPF)
- Votre RIB
Pourquoi choisir AFNOR Certification ?
Son savoir-faire
Leader de la certification en France et n°1 de la certification auprès des organismes de formation. AFNOR Certification dispose d'une équipe possédant une expérience et un savoir-faire éprouvé dans le secteur de la formation professionnelle.
Ses auditeurs
Plus de 400 auditeurs en France, des auditeurs qualifiés dont la plupart exercent le métier de formateur en parallèle.
Sa qualité
La qualité est dans l'ADN d'AFNOR Certification. Délivrer les signes de reconnaissances qui créent un cadre de confiance dans vos secteurs d'activité est notre mission.
Plus de 6500 organismes de formation certifiés Qualiopi par AFNOR Certification.
Certifiés Qualiopi par AFNOR Certification, ils partagent leur retour d'expérience.
Dirigeante et Fondatrice de l'agence Cristina Cordula.
et de l'artisanat de Bretagne
Sifco
La FAQ des certifiés Qualiopi
Pensez à contacter AFNOR Certification idéalement 8 mois avant la date d'échéance de votre certificat pour contractualiser et programmer votre audit de renouvellement.
- Etape 1 ▶Demandez un devis
- Etape 2 ▶Renvoyez le devis signé à l'adresse devis-qualiopi pour contractualiser l'audit.
- Etape 3 ▶Planification de la date de l'audit en fonction de la date d'échéance de votre certificat avec l'équipe Qualiopi.
- Etape 4 ▶Renouvellement de l'auditeur du précédent audit ou nomination d'un nouvel auditeur, en fonction de votre demande.
- Etape 5 ▶Vous recevez une notification d'audit sur votre espace client. Validez-là.
- Etape 6 ▶Votre auditeur vous communique le plan d'audit.
- Etape 7 ▶Réalisation de votre audit.
- Etape 8 ▶Vous recevez votre rapport d'audit provisoire dans les 5 jours ouvrés suivant l'audit.
- Etape 9 ▶Validez ou complétez le rapport d'audit avec votre plan d'action, en cas de non-conformités observées, dans un délai de 10 jours suivant la réception du rapport.
- Etape 10 ▶Trois cas de figures :
- S'il n'y a pas de non-conformité, dès réception de votre validation de rapport (à l'adresse générique rapport d'audit qualiopi), AFNOR Certification prendra sa décision de maintien/renouvellement de certification pour 3 ans.
- Si vous avez des non-conformités mineures (4 maximum), vous disposez de 6 mois pour mettre en oeuvre votre plan d'actions qui sera audité lors du prochain audit. Une non-conformité mineure n'empêche pas la prise de décision du certificateur. Votre auditeur peut clôturer votre rapport dès la réception de votre plan d'actions.
- Si vous avez des non-conformités majeures, vous disposez de 3 mois pour proposer un plan d'actions adapté et les mettre en place afin que votre auditeur puisse lever ces non-conformités. Votre auditeur peut clôturer votre rapport après réception des éléments de preuves pour chacune des non-conformités identifiées. A réception des éléments de preuve, l'auditeur statue sur la clôture du rapport et le transmet à AFNOR Certification (en cas de non réception des preuves sous 3 mois, l'auditeur transmettra son rapport en l'état pour décision non favorable au maintien/renouvellement).
Je ne suis pas disponible tout le temps mais je ne veux pas payer l'option de garantie d'audit. Que puis-je faire ?
Vous pouvez, toutefois, à la suite de la planification, avoir besoin de modifier la date. Dans ce cas, vous devez prendre contact avec l'auditeur et nous communiquer la nouvelle date par mail à l'adresse planification-qualiopi.
Quand doit être planifié mon audit de surveillance ?
Comment planifier mon audit de surveillance ?
Quand doit être planifié l'audit de renouvellement ?
L'audit de renouvellement doit avoir lieu 4 mois avant la fin de validité de votre certificat (date indiquée sur le certificat) afin d'éviter toute interruption de certification.
Pourquoi 4 mois ? Pour rappel, en cas de non-conformité majeure, vous disposez d'un délai de 3 mois pour la clôturer, en plus du délai de passage en commission.
Comment planifier mon audit de renouvellement ?
Vous pouvez également adresser un mail à votre commercial (voir ses coordonnées sur votre espace client) ou à l'adresse générique devis-qualiopi.
Un délai supplémentaire est-il possible pour réaliser son audit de surveillance et/ou de renouvellement ?
Pour l'audit de renouvellement, sachant qu'il n'y a pas de sanction associée dans la réglementation, l'audit peut avoir lieu plus tard que les 4 mois avant la fin de validité de votre certificat, toutefois, il est important de prendre en compte qu'en cas de non-conformité majeure ou de délai trop court, le certificat risque d'avoir une interruption de validité pendant laquelle l'organisme ne sera plus référencé, entraînant un impact sur les demandes de financement. Il n'existe pas de dérogation pour étendre la durée de validité d'un certificat.
Je n'ai pas/ne retrouve pas ma notification d'audit, que faire ?
A sa publication, vous recevez un email d'une adresse générique pour vous en informer et vous inviter à récupérer le document.
Comment modifier les coordonnées du contact client en cas de changement au sein de l'organisme ?
Ce n'est qu'après cette mise à jour que l'espace client sera accessible par la nouvelle personne (comptez 48h pour la création des accès).
Puis-je choisir mon auditeur ou le reconduire pour un nouveau cycle de certification ?
Toutefois, AFNOR Certification autorise la reconduction du même auditeur pour un 2nd cycle de certification consécutif, soit 4 audits. Dans ce cas, il faut l'indiquer à l'adresse mail planification-qualiopi pour prise en compte.
Comment obtenir les coordonnées de mon auditeur ?
Puis-je faire mon audit à distance ?
C'est le comité de décision d'AFNOR Certification qui confirme cette possibilité lors de la prise de décision suite à l'audit initial ou de renouvellement.
Je n'ai pas de locaux, puis-je réaliser l'audit à mon domicile ?
AFNOR Certification dispose également de délégations régionales avec des salles permettant d'accueillir un audit si besoin.
Combien coûte un audit Qualiopi ?
Les frais de mission sont forfaitisés à hauteur de 80€/jour démarré pour un audit monosite et 140€/jour démarré pour un audit multisite. Les DOM/TOM sont considérés en multisites par défaut. Si l'auditeur vient de France métropolitaine, les frais sont refacturés aux réels.
Enfin, des frais de dossier (120€ pour un organisme monosite, 300€ pour un multisite) sont facturés une fois par cycle à l'initial ou au renouvellement. Toute demande de modification du certificat est facturée 100€.
Je souhaite m'évaluer avant le passage à l'audit de certification. Que puis-je faire ?
Pour tout autre besoin d'accompagnement, formulez une demande à AFNOR Compétences.
Je suis autoentrepreneur, dois-je avoir un organigramme nominatif et fonctionnel ?
Le document doit donc comporter le nom et la fonction de chaque personne concernée par l'activité certifiée.
Notez qu'il est impossible de réaliser un audit le soir ou le week-end.
Quelles sont les durées d'un audit Qualiopi ?
Chaque situation est étudiée par notre service commercial et débouche sur un devis, qu'il soit réalisé en ligne ou via un commercial. Ce n'est qu'après la contractualisation que la planification de l'audit est réalisée.
Peut-on réaliser un audit prévu sur 1,5 jour sur un seul jour ?
Les durées d'audit sont déterminées par les textes réglementaires et doivent impérativement être respectées.
Pourquoi la durée d'audit de surveillance est-elle révisée avec 0,5 jour de plus ?
Un nouvel entrant est un organisme qui était dans sa 1ère année d'activité lors de son audit initial.
De plus, ce même arrêté impose l'analyse du bilan pédagogique et financier en vigueur lors de la planification de l'audit surveillance ainsi qu'une révision des durées dans l'éventualité où le chiffre d'affaires ne serait plus situé dans la même tranche que l'audit précédent.
Peut-on fractionner les jours d'audit à réaliser sur une période ?
Vous devez prévenir nos services en amont pour accord à l'adresse mail planification-qualiopi.
Est-ce que mon dossier est passé en décision ?
Un email vous est également envoyé (via une adresse générique) pour vous en informer.
Où en est le traitement du rapport de mon audit/l'édition de mon certificat ?
L'auditeur reçoit un accusé de réception lorsque le rapport est transmis en décision.
Vous recevrez un email lorsque la décision aura été prise, un autre à la signature de votre certificat puis encore un autre à l'édition de la facture.
Quand vais-je recevoir ma facture ?
Un email vous sera alors envoyé automatiquement pour vous en informer. Vous y trouverez un lien pour récupérer votre facture.
Il n'y a pas de bon de commande sur la facture.
Puis-je payer en plusieurs fois mon audit ?
La facture est générée après l'audit au passage en décision.
Quelle est la conséquence si je ne paye pas ma facture ?
N'est-ce pas à AFNOR Certification de déposer la facture sur la plateforme CHORUS ?
Vous devez impérativement transmettre, avant l'audit, le bon de commande contenant :
- SIRET de facturation
- Numéro de commande
- Service payeur
A réception de ces éléments, nous pouvons facturer et le document bascule automatiquement sur la plateforme. Si le bon de commande n'est pas transmis avant l'audit, nos services facturent en l'état.
Je n'ai pas reçu/je ne retrouve pas mon certificat. Où puis-je le trouver ?
A chaque publication, vous recevez un email d'une adresse générique pour vous en informer et vous inviter à récupérer votre certificat.
Je n'ai pas accès à mon espace client, comment faire ?
Pour une 1ère connexion, il faut réinitialiser le mot de passe. L'identifiant est l'adresse mail enregistrée pour le contact du dossier.
En cas de modification et/ou changement d'interlocuteur, merci de transmettre les nouvelles coordonnées et numéro de dossier (ou de certificat) concerné à l'adresse mail planification-qualiopi.
Quelles sont les règles d'affichage de mon certificat ?
Vous devez également être en mesure de le transmettre sur demande.
Où trouver le logo Qualiopi ? Quelles sont les règles d'utilisation de la marque ?
L'usage de la marque Qualiopi est réglementé. Prenez soin de consulter les documents suivants :
- Les règles d'usage de la marque Qualiopi
- La charte d'usage de la marque Qualiopi
- La charte graphique de la marque Qualiopi
La certification couvre l'ensemble du périmètre de l'OPAC (Organisme Prestataire d'Actions concourant au développement des Compétences). La marque doit toujours être accompagnée de la catégorie d'action certifiée.
Notez que l'usage de la marque est contrôlé en audit de surveillance par l'auditeur. Les DREETS peuvent également le contrôler.
Sur quels supports puis-je apposer mon logo Qualiopi ?
La certification couvre l'ensemble du périmètre de l'OPAC (Organisme Prestataire d'Actions concourant au développement des Compétences). La marque doit toujours être accompagnée de la catégorie d'action certifiée.
Notez que l'usage de la marque est contrôlé en audit de surveillance par l'auditeur. Les DREETS peuvent également le contrôler.
Vais-je avoir un nouveau certificat suite à l'audit de surveillance ?
Mon certificat est suspendu, pourquoi ?
A défaut de mise en oeuvre des actions correctives dans un délai de 3 mois après la suspension, la certification est retirée ou elle n'est pas délivrée. Elle nécessite alors la réalisation d'un nouvel audit initial de certification. Disposition prévue par le décret n° 2019-565 du 6 juin 2019.
Quelle est la durée d'une suspension ? Comment lever une suspension ?
La durée est en général de 3 mois et la condition de levée dépend de la raison de la suspension (ex : non réalisation de l'audit de surveillance, la condition de levée sera de réaliser son audit de surveillance).
Comment déclarer un besoin de mise à jour du certificat (changement de statut, d'adresse, de raison sociale) ?
- Nouveau KBIS
- Nouveau récépissé DREETS mis à jour avec nouvelle adresse et/ou raison sociale
- Confirmer qu'il n'y a aucun impact sur les moyens matériels, humains et process utilisés (sinon un audit sera nécessaire pour mettre à jour le certificat)
- Indiquer la date de mise en application
Le certificat sera mis à jour par nos services et vous serez informé par mail lorsque le nouveau certificat sera signé (service payant : 100€). Il faut ensuite compter 48h pour que la liste officielle du ministère soit mise à jour.
Extension et transfert de certificat : comment s'y prendre ?
- votre périmètre de certification évolue avec l'ajout d'une nouvelle activité de formation (VAE, apprentissage, bilan de compétences et ou formation continue)
- vous ajoutez un/ou plusieurs sites à votre structure
Ces changements engendrent un avenant au contrat de certification et éventuellement d'un ou plusieurs audits.
Contactez-nous pour discuter de l'extension ou du transfert de votre certificat.
Je ne suis pas référencé auprès des financeurs/mes dossiers de financement sont bloqués, que faire ?
Si votre organisme est bien référencé sur cette liste (colonnes I, J, K et L remplies avec « Oui » ou « Non »), alors le problème ne vient pas du certificat réalisé par AFNOR Certification.
Les financeurs vous dirigent souvent vers AFNOR Certification mais il faut rappeler que la responsabilité d'AFNOR Certification est uniquement de vérifier la conformité d'un organisme aux exigences du référentiel national qualité et d'émettre un certificat qui alimente la liste officielle. Toute autre démarche auprès des financeurs n'est pas du ressort d'AFNOR Certification. En cas de problème, l'organisme doit se rapprocher du financeur ou du ministère mais AFNOR Certification ne pourra rien faire.
Si votre organisme n'est pas référencé sur la liste alors qu'il détient un certificat valide, envoyez un email à l'adresse modification-qualiopi avec votre récépissé DREETS afin qu'AFNOR Certification puisse procéder à des vérifications et corriger si besoin le certificat.
Cas de renouvellement de certificat : Nous vous rappelons l'existence d'un délai incompressible de 48h pour la prise en compte du nouveau certificat sur la liste publique des organismes de formation gérée par le Ministère du Travail et de la plateforme EDOF. De ce fait, une disparition momentanée sur cette plateforme est prévisible sans qu'il n'y ait de dysfonctionnement dans le traitement de votre dossier.
Je ne suis plus référencé sur la liste publique des OF certifié qualiopi alors que mon nouveau certificat de renouvellement a bien été validé, pourquoi ?
La seule et unique liste à prendre en compte se trouve sur ce site : https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/liste-publique-des-organismes-de-formation-l-6351-7-1-du-code-du-travail/
Une fois certifié Qualiopi vous pouvez :
Déposer un dossier auprès de France Compétences
Cette démarche est nécessaire si vous souhaitez que votre offre de formation soit certifiante au titre du RNCP ou du RSCH.
Rendre vos formations éligibles au CPF
Pour que votre offre de formation soit éligible au CPF, votre organisme de formation doit être référencé sur la plateforme EDOF (Espace des Organismes de Formation).
Bénéficier de financements
Votre certification Qualiopi vous permet d'accéder aux financements de différents acteurs : OPCO, EDOF (CPF), France Travail (anciennement Pôle emploi), ... Vous pouvez également bénéficier du FNE (Fonds National de l'Emploi).
Le guide de lecture Qualiopi
Le guide de lecture Qualiopi est rédigé et mis à disposition par le Ministère du Travail, du Plein Emploi et de l'Insertion. Entre novembre 2023 et janvier 2024, deux mises à jour ont été publiées : la V8 et la V9. Toutes deux apportent des précisions sur des points clés du référentiel national qualité Qualiopi.
La V9 du guide de lecture Qualiopi, publiée le 8 janvier 2024, entrée en vigueur le 1er avril 2024, apporte des clarifications concernant la sous-traitance.
Le grand retour des formations certifiantes (RSCH& RNCP)
Plus d'une dizaine d'indicateurs viennent s'enrichir d'obligations spécifiques si l'on prépare à des certifications professionnelles RNCP ou des formations certifiantes RS CH (indicateurs 1, 3, 4, 5, 6, 8).
Indicateurs 12 et 30 : nouveautés majeures
- L'indicateur 12 (Engagement & prévention des abandons) devient non applicable pour les prestations inférieures ou égales à 2 jours.
- L'indicateur 30 on fait preuve d'une plus grande souplesse d'audit et sa collecte de l'appréciation des financeurs. La preuve d'une sollicitation par an suffira et/ou la communication d'une preuve de participation à un webinaire ou réunion du financeur suffira.
Le handicap comme sujet central
- Indicateur 6 : l'accessibilité est désormais définie comme étant les « conditions d'accueil, d'accès et de sécurisation des parcours de formation des publics en situation de handicap (locaux, adaptation des moyens de la prestation). »
- Indicateur 26 : le niveau attendu a été modifié.
- Il faut démontrer l'identification d'un réseau de partenaires/experts/acteurs du champ du handicap mobilisables par les personnels.
- L'obligation de formation continue (indicateur 22) s'applique aussi au réfèrent handicap qui doit démontrer via l'indicateur 26 qu'il dispose de compétences et connaissances actualisées.
Les exigences spécifiques aux CFA
Elles sont plus précises et permettront une conduite d'audit, plus fluide, notamment pour ce qui est des indicateurs2,4,10, 12, 14, 15 et 20.
Nouvelle obligation spécifique sur la FOAD
L'indicateur 19 est renforcé sur les attendus concernant la nécessité de disposer d'une assistance technique et pédagogique appropriée.
Que retenir de la V8 du guide de lecture Qualiopi ?
Au cours de ce webinaire, vous bénéficierez d'informations détaillées sur les évolutions introduites dans la V8 :
- précisions et explications sur les exigences de Qualiopi,
- les nouveaux éléments de preuves à apporter pour répondre aux exigences de Qualiopi,
- l'impact sur les formations certifiantes et à distance avec l'introduction de la FOAD et de la formation en situation de travail,
- le renforcement de la prise en compte des personnes en situation de handicap.
Les financeurs
Vous êtes certifié Qualiopi ? Vous êtes éligibles à des financements.
Votre organisme certifié Qualiopi peut prétendre à des financements de la part des OPCO, Pôle Emploi, CPF, EDOF...
Les OPCO
L'objectif des OPCO (Opérateurs de Compétences),anciennement organismes paritaires collecteurs agréés (OPCA), est de soutenir les entreprises dans le développement des compétences professionnelles de leurs salariés. Il en existe 11 agréés par l'État.
Les OPCO assurent un financement de la formation professionnelle et de l'apprentissage selon leurs propres conditions de prise en charge. Depuis le 1er janvier 2022,ils ne financent que les actions de formation dispensées par des organismes certifiés Qualiopi.
Pour savoir à quel OPCO se réfère un organisme de formation, consultez la table de correspondance IDCC OPCO.
Pôle Emploi - France travail
Depuis le 1er Janvier 2022, Pôle Emploi ne finance que les formations dispensées par des organismes certifiés Qualiopi.
Pôle emploi offre aux demandeurs d'emploi des options de financement pour leurs formations. Vous pouvez vous informer sur les différents dispositifs de financement proposés par Pôle emploi, tels que l'Aide Individuelle à la Formation (AIF) ou le Contrat de Sécurisation Professionnelle (CSP). Ensuite, vous devrez vous inscrire sur le CARIF-OREF de votre région.
Le CPF
Pour rendre vos formations éligibles au CPF, vous devez vous enregistrer sur la plateforme EDOF. Une procédure à été rédigée et mise à disposition sur www.of.moncompteformation.gouv.fr.
Pour accéder à la plateforme, votre organisme doit satisfaire ces quelques conditions :
- Être certifié Qualiopi
- Être officiellement déclaré et détenir un numéro de déclaration d'activité actif
- Fournir chaque année votre bilan pédagogique et financier (BPF)
- Démontrer sa capacité technique et pédagogique de délivrer la formation.
- Les formations délivrées entrent dans l'une ces catégories ci-dessous :
o Formation préparant à une certification inscrite au RNCP et au RSCH.
o Accompagnement à la VAE
o Bilan de compétences
o Certificat CléA (certificat de reconnaissance professionnelle)
o Action de droit « accompagnement à la création/reprise d'entreprise »
o Action de formation dans le cadre du CEC (Compte Engagement Citoyen)
o Permis B
- Etre habilité à préparer ou délivrer une certification professionnelle
- Justifier du respect de vos obligations légales, fiscales et sociales
- Fournir un extrait des casiers judiciaires (bulletin n°3) des membres de la direction de l'organisme
Le FNE
Le Fonds National de l'Emploi (FNE) soutient les entreprises dans le développement des compétences de leurs salariés.
Dans cette optique, le FNE couvre partiellement le coût des formations éligibles pour les entreprises. La certification Qualiopi est obligatoire pour prétendre à ce financement.
Rendre votre offre éligible au FNE, grâce à votre certification Qualiopi, vous ouvre à un nouveau marché, celui des formations à destination des salariés.
Pôle emploi offre aux demandeurs d'emploi des options de financement pour leurs formations. Vous pouvez vous informer sur les différents dispositifs de financement proposés par Pôle emploi, tels que l'Aide Individuelle à la Formation (AIF) ou le Contrat de Sécurisation Professionnelle (CSP). Ensuite, vous devrez vous inscrire sur le CARIF-OREF de votre région.
Gestion de la sous-traitance
La V9 du guide de lecture Qualiopi (publiée le 8 janvier 2024) clarifie les exigences du référentiel en matière de sous-traitance. Son entrée en vigueur est prévue au 1er avril 2024.
Tous les sous traitant CPF doivent être certifiés Qualiopi et détenir la ou des certifications professionnelles - sur lesquelles ils forment ou habilitations à former sur celles ci
- L'exception : les sous-traitants enregistrés au régime micro-social et réalisant, à l'échelle de leur structure, un chiffre d'affaires inférieur à 77K€, sont exemptés de l'obligation de certification Qualiopi et du référencement auprès de la CDC.
- La cerise sur le gâteau : en complément, les sous-traitants (hors sous-traitants enregistrés au régime micro-social) qui assurent la totalité d'une action de formation certifiante (ou au moins un bloc de compétences RNCP) doivent désormais disposer d'une habilitation à former de la part du certificateur.
Les dispositions du décret ont été complétées par l'arrêté ministériel du 3 janvier2024 portant fixation du plafond mentionné à l'article R. 6333-6-2 du code du travail.
Les indicateurs de certification applicables aux sous-traitants.
Indicateurs applicables :
▶ en fonction du contrat de mission : 7, 9, 13, 16, 28,
▶lorsque la prestation échantillonnée est une prestation pour laquelle l'organisme intervient en sous-traitance : 5, 26, 30,
▶s'il tient compte des objectifs définis par le donneur d'ordres : 5,
▶s'il dispose d'un réseau de partenaires ou que son donneur d'ordre lui a communiqué la liste de ses partenaires mobilisables pour orienter les PSH et mettre en place des mesures spécifiques : 26,
▶s'il recueille l'appréciation des bénéficiaires et de son donneur d'ordres sur la prestation réalisée : 30.
Indicateurs applicables dans les mêmes conditions que le donneur d'ordre : 4, 6, 8, 10, 11, 12, 17, 18, 19, 21, 22, 23, 24, 25, 27, 31, 32
Les interdictions aux sous-traitants.
Le sous-traitant ne peut pas lui-même sous-traiter.
Le sous-traitant ne peut pas accepter une mission de sous-traitance sur une action entrant dans le champ du CPF, s'il est lui-même temporairement déréférencé de Mon Compte Formation.
La limitation de la sous-traitance.
Le plafond de sous-traitance autorisée est fixé à 80% du chiffre d'affaires réalisé par l'organisme de formation donneur d'ordres via EDOF sur une année civile (sauf pour 2024, pour laquelle la période de calcul sera comprise entre le 01/04 et le 31/12).
Le périmètre : ne sont concernées que les prestations (actions de formation certifiantes ou éligibles de droits, bilans de compétences) commercialisées et vendues via EDOF et donnant lieu à une prise en charge (totale ou partielle) par le CPF.
Le contrat de sous-traitance.
Toute relation de sous-traitance doit faire l'objet d'une contractualisation formelle entre le donneur d'ordres et son sous-traitant. Le contrat de sous-traitance doit préciser :
- les missions exercées au titre de l'intervention confiée
- le contenu de la prestation
- la sanction la formation
- les moyens mobilisés [humains/ pédagogiques / techniques]
- les conditions de réalisation et de suivi de l'action
- la durée de réalisation
- la période de réalisation
- le montant de la prestation
Guide de lecture V9 : tout savoir sur le décret « sous-traitance CPF »
En application du décret encadrant la sous-traitance sur le marché du CPF, une nouvelle version du guide de lecture Qualiopi met en musique les modalités d'audit adaptées aux organismes sous-traitants.
Pour le rendre applicable aux sous-traitants, la V9 aménage les modalités d'audit et exclut certains indicateurs.
Visionnez le replay de cette webconférence pour en savoir plus.
