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FAQ – L’audit 100% à distance par AFNOR CERTIFICATION

FAQ – L'AUDIT 100% A DISTANCE PAR AFNOR CERTIFICATION

 

Similaire à un audit sur site, l’audit à distance devient un gain de « temps utile » en vous permettant de faire des économies. Véritable atout, l’audit à distance contribue à réduire l’empreinte carbone inscrite dans la politique RSE du groupe AFNOR.

Pour en savoir plus sur l'audit à distance, consultez notre FAQ dédiée !

 

 


 

 QU'EST-CE QU'UN AUDIT A DISTANCE ?

Un audit à distance est similaire à un audit sur site, cependant, l’auditeur interagit avec vous via un outil de visioconférence. Il garantit l’évaluation des documents, les visites de vos locaux, les entretiens avec les collaborateurs et la présentation des résultats en utilisant un logiciel de visioconférence. Dès lors que les conditions sont réunies, nous privilégions cette modalité d’audit qui offre plus de souplesse sans affaiblir la rigueur de la démarche.

 

  COMMENT SE DEROULE L'AUDIT A DISTANCE ?

 

Etape 1 : Prise de contact

L’auditeur prend contact avec vous par téléphone et vous propose de réaliser l’audit à distance si cela n’est pas contre-indiqué pour cet audit. Il revient avec vous sur le contexte, vous explique la démarche et valide le principe d’un accord commun. L’auditeur échange également avec vous sur l’outil de visioconférence qui sera utilisé pour conduire l’audit. Il peut être réalisée avec l’outil mis à disposition par votre entreprise ou le logiciel de votre choix, c’est vous qui décidez. Si vous ne disposez pas de solution de visioconférence, l’auditeur vous propose d’utiliser l’outil sécurisée Zoom déployé par le groupe AFNOR.

L’auditeur peut planifier une session de test avec vous afin de vérifier le bon fonctionnement des éléments techniques nécessaires à la bonne tenue de l’audit.

 

Etape 2 : Planification de l’audit

L’auditeur officialise ensuite avec le chargé d'affaire le fait que tout ou partie de l'audit sera effectué à distance : les jours d’audit planifiés à distance seront mentionnés dans le plan d’audit.

 

Etape 3 : Réalisation de l’audit à distance

 L'audit se déroule dans des conditions optimales préalablement testées. Pour accéder aux éléments de preuve, le partage de documents s’effectue via partage d'écran entre l’audité et l’auditeur avec l’outil de visioconférence sélectionné préalablement. L’échange de documents s’effectue-lui via un cloud sécurisée si nécessaire, notez que les documents doivent être au préalable numérisés. Enfin, à l’issue de l’audit, l’auditeur vous envoie un mail type faisant office de procès-verbal de réunion de clôture qui sera joint au rapport d’audit en remplacement du procès-verbal signé par les différentes parties.

 

QUELS SONT LES AVANTAGES DE L'AUDIT A DISTANCE ?

C’est un gain de « temps utile », on évite ainsi les pertes temps logistiques liées à l’accès à la salle de réunion où se tient l’audit, l’installation des équipements etc

L’audit à distance permet plus de souplesse pour les audités dans leurs emplois du temps pour ceux par exemple dont la présence ponctuelle est requise.

Il apporte également de la flexibilité au processus d’audit qui devient plus confortable grâce à la qualité de l’accès à l’information documentaire facilitée par l’usage des outils informatiques. C’est une opportunité pour les entreprises d’accélérer leur digitalisation.

C’est aussi un bénéfice d’un point de vue économique, selon l’accord commercial cela représente une économie non négligeable en frais de bouche, de déplacements voire de nuitées d’hôtels.

Sur le plan environnemental, l’absence de déplacements contribue à réduire l’empreinte carbone inscrite dans la politique RSE du groupe AFNOR.

Enfin, d’un point de vue sanitaire, le risque de contagion est réduit lors d’un audit à distance. De plus, cela représente un gain de confort car il n’est pas nécessaire de porter un masque pendant l’exercice.

 

 QUELS AUDITS SONT CONCERNES PAR L'AUDIT A DISTANCE ? QUELLES SONT LES CONDITIONS POUR SA MISE EN PLACE ?

La plupart des certifications de système comme l’ISO 9001, l’ISO 14001 ou encore l’ISO 50001 sont éligibles à l’audit 100% à distance. Cependant, pour s’assurer qu’un référentiel est éligible à l’audit 100% à distance, il faut répondre à certaines conditions :

Le référentiel doit être éligible à l’audit à distance, ce qui veut dire que l’audit à distance ne doit pas être explicitement interdit.

Autre prérequis, vous devez être client d’AFNOR Certification et avoir déjà été audité sur le même référentiel (ou en transition) au cours des deux dernières années.

 

A retenir : pour être valable, l’audit 100% à distance doit se dérouler dans les conditions garantissant l’équivalence avec un audit sur site.

En cas de non équivalence, d’autres options existent, notamment la possibilité d’effectuer un audit hybride à la fois en présentiel et distanciel.

 

 UTILISEZ-VOUS UNE SOLUTION DE VIDEO CONFERENCE SECURISEE ?

Nous privilégions l’usage de la solution mise à disposition par votre entreprise ou de celle de votre choix pour effectuer un audit à distance. Dans le cas où vous ne disposez pas de solution de vidéo conférence, nos auditeurs peuvent vous proposer d’utiliser l’outil sécurisée Zoom mis à leur disposition par le groupe AFNOR.

 

LA DUREE DE L'AUDIT RESTE-T-ELLE LA MÊME ?

Oui, le déroulement de l'audit et sa durée restent inchangés.

 

 NOS ASTUCES POUR UN AUDIT A DISTANCE REUSSI

Pour les entreprises disposant de documents papiers à présenter à l’auditeur, nous vous conseillons de les numériser au préalable afin de faciliter le partage documentaire.

Vérifier au préalable vos conditions connexions : réglages du son, du micro, de luminosité, du partage d’écran, partage de documents via un cloud sécurisé

Faire des pauses de 5 minutes toutes les heures pour un audit plus fluide et moins fatiguant

 

Article : Reconfinement : faites faire votre audit de certification à distance

Des questions sur l’audit à distance ? N’hésitez pas à contacter votre chargé de clientèle ou votre commercial.